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Libros compartidos en Excel pros y contras

Un libro compartido en Excel es una maravilla ya que permite que varios usuarios en una misma red local puedan acceder al mismo fichero sin el famoso mensaje de solo lectura.

Para compartir un libro debemos estar en él abierto y por ejemplo en el Excel 2010 en la ficha Revisar está el botón compartir, en otras versiones como 2013 o Office 365 está en el mismo sitio:


En el mismo lugar podemos si lo deseamos evitar que esté compartido.

Lógicamente debemos dejarlo en una carpeta y/o equipo accesible por todos los usuarios que lo vayan a usar, lo normal es dejarlo en un servidor de ficheros (FileServer).

Una vez compartido el libro nos podemos encontrar con que ciertas tareas no las podemos hacer sin anular el compartir el libro de forma momentánea y posteriormente volverlo a compartir.

Aquí enumeramos lo que no se puede hacer en la primera columna y lo que sí permite en algunos casos en la segunda columna de la tabla.

No puede: Pero esto sí:
Insertar o eliminar bloques de celdas Puede insertar filas y columnas completas
Eliminar hojas de cálculo
Combinar celdas o dividir celdas combinadas
Agregar o cambiar formatos condicionales Puede usar formatos condicionales existentes como cambio de los valores de celda
Agregar o cambiar la validación de datos Puede usar la validación de datos cuando escriba nuevos valores
Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico Puede ver los gráficos e informes existentes
Insertar o cambiar imágenes u otros objetos Puede ver las imágenes y objetos existentes como objetos WordArt
Insertar o cambiar hipervínculos Puede usar los hipervínculos existentes
Usar herramientas de dibujo Puede ver las imágenes y gráficos existentes
Asignar, cambiar o quitar contraseñas Puede usar las contraseñas existentes
Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro Puede usar la protección existente
Crear, cambiar o ver escenarios
Agrupar o esquematizar datos Puede usar los esquemas existentes
Insertar subtotales automáticos Puede ver los subtotales existentes
Crear tablas de datos Puede ver las tablas de datos existentes
Crear o cambiar informes de tabla dinámica Puede ver los informes existentes
Crear o aplicar segmentación de datos La segmentación de datos que existe en un libro está visible una vez que el libro se haya compartido, pero no se puede cambiar para la segmentación de datos independiente ni volver a aplicarla en datos de tablas dinámicas o funciones del cubo. Cualquier filtrado que se haya aplicado a la segmentación de datos permanecerá intacto, tanto si la segmentación de datos es independiente como si la usan datos de tablas dinámicas o funciones del cubo en el libro compartido.
Crear o modificar minigráficos Los minigráficos existentes en un libro se muestran una vez que el libro se haya compartido, y cambiarán para reflejar los datos actualizados. Sin embargo, no se pueden crear nuevos minigráficos, cambiar su origen de datos ni modificar sus propiedades.
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros Puede ejecutar las macros existentes que no tienen acceso a las características no disponibles. También puede grabar las operaciones del libro compartido en una macro almacenada en otro libro no compartido.
Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Excel 4
Cambiar o eliminar fórmulas de matriz Excel calculará las fórmulas de matriz existentes correctamente
Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos Puede usar un formulario de datos para buscar un registro

Espero que les haya servido esta entrada y si tienen más dudas pueden solicitar información sobre nuestros cursos pero sobre todo siga leyendo nuestro Blog, por supuesto recomendándoselo a sus amigos si les ha gustado y sino a sus enemigos.

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